È purtroppo piuttosto frequente che i file di Word contengano moltissimi caratteri e stili inutili, tentativi di impaginazione a colpi di barra spaziatrice e tabulazioni, caratteri Invio multipli per spaziare i paragrafi, stili creati da Word in base a formattazioni locali. Soprattutto quando il file proviene da un formato diverso, per esempio .rtf, o è stato creato su piattaforme diverse da quella in uso nel file è presente una grande quantità di “sporcizia”. Il lavoro di pulizia può essere lungo e laborioso, ma d’altra parte più il file è pulito più sarà semplice impaginarlo e gestirlo a tutti i livelli. Cerchiamo di individuare alcune strategie che ci permettano di fare le pulizie con una discreta velocità e semplicità.

Per quello che riguarda i caratteri speciali presenti, può essere di grande aiuto la funzione Sostituisci (Modifica > Sostituisci). Oltre che per individuare e sostituire normali parole e stringhe di caratteri, questa funzione è in grado di rilevare anche un gran numero di caratteri speciali come segni di paragrafo, tabulazioni, trattini, interruzioni di riga e paragrafo, e così via.

1. In Word, selezionate Modifica > Sostituisci. Nella finestra di dialogo Sostituisci che apparirà, fate clic sul pulsante Altro: diventeranno disponibili due nuovi pulsanti, Formato e Speciale (Figura 1). Per esempio, per eliminare doppi Invio, selezionate due volte Segno di paragrafo nell’elenco a discesa Speciale. In Trova comparirà il codice ^p^p, e inserite ciò che desiderate sostituire ai doppi Invio nella casella Sostituisci con (per esempio, un singolo Invio). Effettuate la procedura per tutti i caratteri speciali da eliminare.
   

   Figura 1. I pulsanti Formato e Speciale della finestra di dialogo Trova e sostituisci.

Per pulire stili e formattazioni sono disponibili diverse opzioni, attuabili tramite il pannello Stili e formattazione e la finestra di dialogo Libreria.

Stili e formattazioni

Probabilmente vi sarà capitato di notare strani stili del tipo “Normale+12 Bold Rosso” che non avete mai creato. Questo succede perché Word sta tracciando le formattazioni che applicate al testo, e le converte in stile. Personalmente trovo questa caratteristica piuttosto fastidiosa, quindi se lo desiderate disattivatela.

1. In Word, selezionate Strumenti > Opzioni. Fate clic sulla scheda Modifica, e deselezionate la casella di controllo Tieni traccia della formattazione.

Abbiamo visto come utilizzare il pannello per creare degli stili di paragrafo, ma è possibile eseguire altre utili attività.

• Per esempio, è disponibile una voce Cancella formattazione che può essere utilizzata dopo aver selezionato tutto il testo, o il brano da ripulire. L’effetto è esattamente quello indicato, vengono cancellate tutte le formattazioni.
• Oppure, è possibile utilizzare il pannello per sostituire uno stile ad un altro (Figura 2) su tutti i paragrafi che possiedono lo stile da sostituire.  Nell’esempio, desideriamo sostituire in un colpo solo tutti le 4 istanze dello stile Prova con lo stile Prova. Fate clic in un paragrafo “Prova” e nell’elenco a discesa dello stile selezionate Seleziona tutte le n istanze.
  

  Figura 2. Il pannello Stili e formattazione permette di sostituire uno stile ad un altro anche su paragrafi multipli.

• Fate clic sul nome dello stile sostitutivo nel pannello Stili e formattazione. Il nuovo stile (nell’esempio Titolo 3) verrà applicato a tutti i paragrafi selezionati (Figura 3)
  

  Figura 3. Sostituzione dello stile di paragrafo

Un’altra opzione misconosciuta è la Libreria di Word.

1. Selezionate Strumenti > Modelli e aggiunte e fate clic sul pulsante Libreria.
2. Nell’area sinistra della finestra sono visibili tutti gli stili presenti nel documento (utili ed inutili che siano). Fate clic sul nome di uno stile evidentemente inutile e clic sul pulsante Elimina.

Figura 4. La finestra Libreria di Word